Ist fileee GOBD-konform?

Ja! 

GOBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GOBD löst seit dem 01.Januar 2015 die bis dahin geltenden GDPdU und GoBS ab.

Besonders drei Funktionen sind dafür maßgeblich:

Revisionssichere Ablage, Dokumentenhistorie und das Herunterladen der Originaldatei aus der Dokumentenhistorie. 

Weitere Punkte sind: 

1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral

Der Unternehmer ist frei in der Wahl eines elektronischen Archivsystems, solange dieses den Anforderungen für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht. Werden alle anderen Punkte durch fileee erfüllt, ist dieser Punkt also gegeben. 

2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen

Dieser Punkt ist einerseits durch das Unternehmen, das die Lösung nutzt, organisatorisch zu gewährleisten, andererseits muss das Archivsystem die entsprechenden technischen Maßnahmen leisten. Da Dokumente auf verschiedene Weisen im System abgelegt werden können, liegt die Erfüllung dieser Anforderung bei einigen Archivierungsmethoden bei fileee und bei anderen beim Unternehmen, das fileee einsetzt: 

• Scannen von Dokumenten in Papierform (mit Scanner oder Smartphone): Diese Möglichkeit ist durch fileee gegeben. Zeitnahe Archivierung ist durch das Unternehmen, das die Software nutzt zu gewährleisten 
• Manuelles Zufügen digitaler Dokumente: Diese Möglichkeit ist durch fileee gegeben. Eine zeitnahe Archivierung ist durch das Unternehmen zu gewährleisten 
• Verknüpfung eines E-Mail-Accounts: Digitale Dokumente werden zeitnah automatisch in das fileee System übertragen 
• Verknüpfung eines Cloud Ablage Systems (Dropbox, OneDrive etc.): Digitale Dokumente werden zeitnah automatisch in das fileee System übertragen 

3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen

Zugriff auf die Dokumente haben nur Mitarbeiter des Anwender-Unternehmens, welche über die Zugangsdaten verfügen. Da die PDF/PNG/JPEG Dateien bei fileee in der Cloud abgelegt werden und die Software dem Nutzer keine Möglichkeit bietet die Dateien selbst zu bearbeiten, ist eine Unveränderbarkeit sichergestellt. Zudem wird das Datum, an dem die Datei zugefügt wurde gespeichert. Da die Archivierung zeitnah zu erfolgen hat, ist es dem Nutzer nachträglich nicht möglich Änderungen an der Datei vorzunehmen (durch Löschen und anschließendem Hinzufügen einer veränderten Datei), ohne dass dies anhand des Upload Datums sichtbar ist und somit Punkt 2 nicht mehr erfüllt ist.

Da die Software dem Nutzer ausschließlich die Möglichkeit bietet die Metadaten einer Datei zu ändern, nicht aber die Datei selbst, ist eine Versionierung nicht nötig. fileee bietet somit technische und organisatorische Maßnahmen, um eine Unveränderbarkeit zu gewährleisten

4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
Dokumenten werden nach dem Hochladen auf den Server eindeutige Dokumenten-IDs zugeteilt. Mithilfe der Dokumenten ID kann das Dokument für jeden Nutzer anhand der URL in der Webanwendung recherchiert werden. Eine Konvertierung in ein Inhouse Format wird nicht vorgenommen, alle Dokumente werden als PDF, JPG oder PNG Dateien hinterlegt. Ein Index ist demnach vorhanden. 

5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
Der Service der fileee GmbH beinhaltet die Gewährleistung der Lesbarkeit und Auswertbarkeit aller Dokumente, die der Nutzer in seinen Account hochlädt. Während des Archivierungsvorgangs erfolgt keine Verdichtung unter Verlust steuerlich relevanter Daten. Ferner besteht die Möglichkeit für Nutzer der fileee Premium/Professional Tarife sich entsprechende Auswertungen in einem Standardformat (xls) zu exportieren.

6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
Vertraglich macht die fileee GmbH keine Einschränkungen bezüglich der Art der Daten, die im Archivsystem gespeichert werden dürfen. Somit ist auch die Aufbewahrung steuerrelevanter Daten vertraglich erlaubt.

7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
Das Unternehmen hat die Möglichkeit der Finanzverwaltung Einsicht in die EDV Software (fileee) zu geben. Hier gibt es durch die fileee GmbH weder vertragliche, noch technische Einschränkungen. Auch die Anforderung der Finanzverwaltung die Möglichkeit zu bieten elektronische Dokumente im Rahmen einer Volltextsuche zu recherchieren und diese maschinell auszuwerten, ist durch die Software von fileee erfüllt.

8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden 
Alle hierfür erforderlichen Anforderungen an die Software werden durch fileee erfüllt (siehe Punkt 7)

9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
Server-Standort der von fileee genutzten Server ist Deutschland. fileee nutzt die Server der Open Telekom Cloud, bereitgestellt von der Telekom Deutschland GmbH. Zusätzlich wird fileee künftig mit der iNNOVO Cloud GmbH aus Frankfurt einen weiteren sekundären Rechenzentrums-Anbieter haben.