Wie Du mit Deinem Steuerberater in fileee arbeitest hängt ganz von Dir und Deiner Nutzung von unserem DMS ab. Im Detail zeigen wir Dir die Möglichkeiten in unserem Blog: “Wie nutze ich fileee optimal mit meinem Steuerberater?”
Wir empfehlen Dir, Deine:n Steuerberater:in in Dein Team einzuladen. Welche Zugriffsrechte Du dann vergibst, hängt davon ab, wie sehr Du Deine:n Steuerberater:in in Deine Dokumentenverwaltung einbinden willst.
Vorteile, wenn Du Deine:n Steuerberater:in in Dein Team einlädst:
- Dein:e Steuerberater:in hat Zugriff auf Deine Struktur in fileee wie beispielsweise Tags
- Dein:e Steuerberater:in kann Deine Dokumente durchsuchen und die Filter nutzen, um alles Wichtige zu finden. Dabei hat Dein:e Steuerberater:in natürlich nur Zugriff auf die Dokumente, die Du auch mit ihnen über Spaces geteilt hast.
- Ihr könnt sicher und an einem zentralen Ort kommunizieren und so kann Dein:e Steuerberater:in auch Rückfragen im Space stellen oder Dich mithilfe von Aufgaben an Fristen erinnern.
- Bei entsprechender Rechtevergabe kann Dein:e Steuerberater:in auch eigenständig Dokumente an unsere Steuersoftware-Schnittstellen DATEV, Lexware Office, Agenda oder sevdesk exportieren.
Du lädst Dein:e Steuerberater:in ganz normal in Dein Team ein, wie wir es Dir auch hier erklärt haben.
Wichtig: Falls Dein:e Steuerberater:in mehrere Mandanten mit fileee hat, kann es sein, dass die E-Mail-Adresse bereits vergeben ist, weil Dein:e Steuerberater:in bereits Mitglied eines anderen Teams ist. Das könnt ihr einfach umgehen, indem Du mit einem Plus-Zeichen in der E-Mail-Adresse arbeitest: emailsteuerkanzlei+deinname@adresse.de.
Bei der Einladung hast Du die Wahl, ob Du Dein:e Steuerberater:in als Viewer oder Member hinzufügst. Hier eine kleine Übersicht über die Unterschiede:
Steuerberater:in als Viewer im Team:
- kann nach Tags filtern, aber nicht selbst Tags hinzufügen
- kann keine Metadaten der Dokumente bearbeiten
- kann nicht an die Buchhaltungssoftwares DATEV, Lexware Office, Agenda oder sevdesk exportieren
- kann in Spaces sicher mit Dir kommunizieren
Steuerberater:in als Member im Team:
- kann alle geteilten Dokumente mit Metadaten einsehen
- kann Tags hinzufügen und Metadaten von Dokumenten bearbeiten
- kann an DATEV, Lexware Office, Agenda oder sevdesk über unsere Buchhaltungsschnittstellen Dokumente exportieren
- kann Aufgaben zugewiesen bekommen und auch selbst Aufgaben erstellen
- kann in Spaces sicher mit Dir kommunizieren, aber auch Notizen zu Dokumenten hinzufügen
Ist Dein:e Steuerberater:in Mitglied in Deinem Team als Viewer, hast Du schon einen Vorteil gegenüber dem Teilen nur im Space ohne Team-Zugang. Denn so kann Dein:e Steuerberater:in auch alle Metadaten am Dokument sehen und hat somit die Möglichkeit, in fileee Dokumente nach den Metadaten zu durchsuchen und zu filtern. So muss keine eigene Struktur in Deiner Steuerkanzlei für Deine Dokumente angelegt werden. Viewer in Deinem Team sind kostenlos.
Als Member in Deinem Team hat Dein:e Steuerberater:in darüber hinaus die Möglichkeit, aktiv an der Verwaltung Deiner Dokumente mitzuwirken und kann diese auch einfach an DATEV, Lexware Office, Agenda oder sevdesk exportieren, statt Dokumente herunter- und dann wieder hochzuladen. Team-Member sind kostenpflichtig, vermeiden allerdings Doppelstrukturen oder Mehrarbeit auf Seiten Deiner Kanzlei. Mithilfe der Aufgabenfunktion kannst Du so effektiv mit Deiner Steuerkanzlei in fileee kollaborieren.
Wichtig ist: Auch im Team ist das Teilen der steuerrelevanten Dokumente in Spaces notwendig, da die Rechtevergabe über die Spaces geregelt wird. Teammitglieder sehen in fileee nur die Dokumente, die in Spaces liegen, auf die sie Zugriff erhalten haben.
Steuerberater:in in Team einladen:
Wie Du allgemein mit fileee Teams arbeitest, findest Du hier. Hier erklären wir Dir auch, wie Du Dein Teamprofil vervollständigt, neue Mitglieder ins Team einlädst und Tags und Spaces für Dein Team anlegst.
Das Einladen in Dein fileee Team geht ganz einfach. In der WebApp gehst Du dafür einfach in Deine Einstellungen und klickst auf Teammitglieder. Über “Teammitglied hinzufügen” kannst Du dann ganz einfach ein neues Teammitglied anlegen. Hier haben wir Dir das ganze mithilfe von Screenshots Schritt für Schritt demonstriert.
Denke daran: Falls Dein:e Steuerberater:in bereits mit der E-Mail-Adresse in einem anderen Team als Mitglied angelegt ist, musst Du eine andere Adresse verwenden. Dieses Problem kannst Du ganz leicht umgehen, indem Du mit einem + in der E-Mail arbeitest: zum Beispiel emailsteuerkanzlei+deinname@adresse.de.