Use Case: Aufeinander aufbauende Automations für den Rechnungsfreigabeprozess
Ein weit verbreiteter Geschäftsprozess ist der Rechnungsfreigabeprozess in einem Unternehmen. Hier kannst Du zwei oder drei aufeinander aufbauende Automations anlegen, um alle Schritte abzudecken.
Erste Automation: Rechnungen müssen vom richtigen Teammitglied freigegeben werden
Dafür wählst Du beim Erstellen einer neuen Automation als Auslöser “Neue Dokumente” aus. Jetzt musst Du mithilfe der Bedingungen genauer definieren, um welche Dokumente es sich denn handelt. Dafür wählst Du die Bedingung “Details und Typ des Dokuments” und legst fest, dass der Dokumenttyp “Rechnung” sein muss. Indem Du den Regler umlegst, kannst Du jetzt noch definieren, dass der Status der Rechnung nicht bezahlt sein muss.
Im Anschluss kannst Du als auszuführende Aktion “Neue Aufgabe erstellen” auswählen und festlegen, welchem Teammitglied diese Aufgabe zugewiesen werden soll und wie lange für die Ausführung beansprucht wird. Falls du bestimmte Rechnungen von einem anderen Teammitglied freigeben lassen musst, kannst Du das beispielsweise über die Kundennummer definieren. So können Rechnungen eines bestimmten Lieferanten zum Beispiel dem richtigen Teammitglied zugeordnet werden.
Beim Definieren der Aufgabe hast Du mehrere Auswahlmöglichkeiten: Du kannst eine Aufgabe mit einem fixen Datum erstellen oder ein relatives Datum festlegen. Das relative Datum kann sich danach ausrichten, wann das Dokument hochgeladen wurde, wann die Rechnung ausgestellt wurde (basierend auf der OCR-Analyse Deines Dokuments) oder relativ zum Ausführen der Automation. Für den Rechnungsfreigabeprozess haben wir hier eine Aufgabe angelegt, die relativ zum Hochladedatum unserem Teammitglied zwei Tage Zeit gibt, die Rechnung zu prüfen und freizugeben.
Wenn Du Aufgaben Deinem Team zuweist, musst Du darauf achten, dass die entsprechenden Teammitglieder auch die entsprechenden Rechte verfügen.
Die Rechnungsfreigabe hast Du somit bereits automatisiert.
Zweite Automation: Rechnung bezahlen
Um den kompletten Rechnungsfreigabeprozess zu automatisieren, müssen wir nun eine zweite Automatisierung anlegen, die auf dieser beruht. Wir gehen also wieder auf “Automatisierung erstellen”, wählen diesmal als Auslöser allerdings “Aufgabe” aus und definieren, dass der Auslöser ist, wenn eine Aufgabe erledigt wurde, deren Titel “Rechnung freigeben” enthält.
Als Bedingung legen wir nun wieder fest, dass der Typ des Dokuments Rechnung entsprechen muss und der Status nicht bezahlt ist. Optional könntest Du als zweite Bedingung über “Kontakte” festlegen, dass der Empfänger Deine Firma sein muss, falls Du auch andere Rechnungen als nicht bezahlt markiert in Deinem Account verwaltest.
Die Aktion “Aufgabe erstellen” definieren wir wieder und weisen sie dem richtigen Teammitglied zu. Beim Fälligkeitsdatum wählen wir jetzt allerdings ein Datum relativ zum Aktionsausführungsdatum aus. Somit hat in unserem Beispiel Claudia fünf Tage Zeit, nachdem die Rechnung freigegeben wurde, um diese zu bezahlen. Insgesamt dauert Dein Rechnungsfreigabeprozess so maximal sieben Tage in unserem Beispiel.
Neben dem Erstellen der Aufgabe für die Buchhaltung möchte ich das Dokument jetzt aber auch in einem Space teilen. Deswegen wählen wir eine zweite Aktion aus und definiere, dass dieses Dokument mit meinem Space “Buchhaltung” geteilt wird.
Optionale dritte Automation: Bezahl-Status automatisiert ändern
Natürlich wäre es gut, wenn eine Rechnung direkt als bezahlt markiert wird, nachdem Dein Teammitglied die Aufgabe erledigt hat. So muss hier nicht mehr manuell nachgehakt werden und Dein Teammitglied muss nur ein Mal klicken.
Dafür setzen wir als Auslöser wieder das Erledigen einer Aufgabe, die “Rechnung bezahlen” im Titel hat (oder welchen Titel Du der Aufgabe aus dem vorherigen Schritt gegeben hast). Um auf Nummer sicher zu gehen, wählen wir wieder als Bedingung aus, dass es sich um den Dokumenttyp Rechnung handeln muss, dessen Status nicht bezahlt ist. Und als Auslöser wählen wir das Markieren als bezahlt.
Du willst noch mehr Automatisieren: Dein Steuerberater im Team und der Export an Deine Buchhaltungssoftware
Wenn Du Deinen Steuerberater in Dein Team eingeladen hast mit mehr als Viewer-Rechten könntest Du auch eine weitere Aktion zur oberen Syntax hinzufügen: in Space “Buchhaltung” teilen UND Aufgabe erstellen für den Export an Deine Steuersoftware.