In diesem Artikel erklären wir, wie Du in fileee mit Tags und Spaces für die absolute Ordnung in Deinen Dokumenten sorgst ohne selbst Ordnung machen zu müssen. Im klassischen Ablagesystem – ob digital oder physisch – hat ein Ordner ein bestimmtes Thema und ist unterteilt mit Registerkarten oder Unterordnern. Genau das möchten wir vermeiden, dass Dokumente aufwendig in verschiedene Ebenen sortiert werden müssen.
Was ist, wenn ein Dokument eigentlich zu zwei verschiedenen Ordnern gehört? Doppelt ablegen? Wir wollen, dass Du in Deiner Ablage flexibel bleibst, ohne dich einzuschränken: In fileee legst Du ein Dokument nur EINMAL ab und findest es mit Tags und Spaces an mehreren Orten oder Kontexten wieder.
Struktur mit Tags schaffen
Tag ist Englisch für „Schlagwort“ oder „Etikett“. Die Tags sind die Ordner, Post-ITs, Registerkarten bzw. Karteireiter der digitalen Welt, nur noch viel mächtiger. Im Gegensatz zu klassischen Registern lassen sich einem Dokument mehrere Tags zuweisen.
Du kannst die Tags einerseits dazu nutzen, um direkt dokumentenbezogene Aufgaben zu organisieren, wie zum Beispiel für eine Steuererklärung oder um Deine Dokumente verschiedenen Lebensbereichen zuzuordnen.
Beispiel: Steuererklärung
Bei einem Aktenordner werden alle Versicherungsunterlagen unter dem Reiter „Versicherungen“ abgeheftet, die Kontoauszüge unter „Finanzen“ und die Handwerkerrechnung unter „Ausgaben“. Was auf den ersten Blick ganz praktisch aussieht, ignoriert aber die Realität. Dass ein Dokument immer nur zu einem Bereich gehört, stellt sich spätestens dann als falsch raus, wenn die Steuererklärung ansteht. Hier werden nämlich viele Dokumente benötigt, die klassischerweise alle unter verschiedenen Registern zu finden wären.
Hier zeigt sich die Mächtigkeit der Tags. Alle Dokumente, die Du für Deine Steuererklärung brauchst, bekommen z.B. nicht nur den Tag „Versicherung“ oder „Finanzen“, sondern auch „Steuer 2021“. Mit Tags kannst Du so Deine persönliche Organisationsstruktur aufbauen. Sind die Dokumente erstmal mit Tags versehen, kannst Du gezielt danach suchen oder Deine Dokumente nach Tags filtern. Bei der Suche nach „Steuer 2021“ werden Dir dann alle Dokumente angezeigt, die Du für die Steuererklärung brauchst und Du musst nicht Stunden damit verbringen, die Unterlagen überhaupt erst aus verschiedenen Ordnern zusammenzusuchen.
Beispiel: Unterlagen für Personen
Wenn Du zum Beispiel Bank-Dokumente für Dein Kind hast, taggst Du genau diese zwei Einheiten. In diesem Beispiel würdest Du einfach einen Tag „Kind 1“ und einen Tag „Bank“ benutzen. Über die Suche kannst Du dann Dokumente finden, die entweder einen der Tags oder beide Tags haben. So entstehen mehrere „Ordner“ durch die Suche und Du hast weniger Aufwand beim Sortieren, da Du bspw. auch den Tag „Bank“ nur einmal benötigst. So findest Du dann auch, wenn Du nur nach dem „Bank“ Tag filterst, alle Dokumente zu allen Kindern für diesen Bereich.
Wie Du Tags und andere Dokumenteninformationen bearbeiten kannst, findest Du hier.
fileee Spaces – ein Ort zum Teilen
In fileee kannst Du Deine getaggten Dokumente dann ganz einfach in fileee Spaces mit anderen Personen, wie zum Beispiel dem Steuerberater, teilen. Natürlich kann man fileee Spaces auch nur für sich nutzen und Dokumente, auf die man häufig zugreifen muss oder die zusammengehören so zusätzlich zu den Tags gruppieren. Dabei entstehen in fileee keine Duplikate. Es gibt nur ein digitales Dokument, welches in mehreren fileee Spaces gleichzeitig liegen kann und mehrere Tags besitzen kann. Einen Space für die persönliche Nutzung könnte auch ein Space pro Kind sein. Diesen Space könntest Du dann später mit dem Kind teilen, sodass Dein Kind dann auch Zugriff auf die Dokumente hat.
Mithilfe von Tags und Spaces ersparst Du dir eine doppelte Ablage und sorgst so für Deine eigene, individuelle Struktur und Ordnung. Egal wie Du Deine Struktur wählst, fileee bietet Dir viele Möglichkeiten Deine Dokumente ganz einfach und vor allem flexibel digital zu verwalten. Probiere es aus!