Eine Automatisierung ist immer nach folgendem Schema aufgebaut:
Auslöser (Wenn) + optionale Bedingung (Falls) → Aktion (Dann)
Wenn also ein gewisser Auslöser wie beispielsweise der Import von neuen Dokumenten passiert und falls eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind, dann werden in fileee automatisch die definierten Aktionen ausgeführt.
Du musst keine Bedingungen festlegen. Beispielsweise könntest Du sämtliche Dokumente, die Du an eine Buchhaltungssoftware exportierst, automatisch in einem Space für Deine Steuer teilen. Oder alle neuen Dokumente, die keine Tags haben, werden automatisch mit einer Aufgabe für eins Deiner Teammitglieder versehen, diese ordentlich zu vertaggen, um sie später wiederzufinden. Allerdings erlauben Dir die Bedingungen den größten Spielraum, um verschiedene passgenaue Automatisierungen zu erstellen. Du kannst so zum Beispiel festlegen, dass:
WENN ein neues Dokument importiert wird und FALLS der Dokumenttyp Rechnung ist UND FALLS der Status der Rechnung unbezahlt ist DANN soll eine Aufgabe erstellt werden zur Rechnungsfreigabe und diese einem bestimmten Teammitglied zugewiesen.
Den kompletten Prozess der Rechnungsfreigabe haben wir Dir hier übrigens in einem separaten Artikel modelliert.
Für alle Automations gilt, dass es mehrere Auslöser geben kann, du mehrere Bedingungen und mehrere Aktionen hinzufügen kannst. Hier gilt dann im Falle von zwei Auslösern, zwei Bedingungen und zwei Aktionen:
WENN Auslöser 1 ODER Auslöser 2 und FALLS Bedingung 1 UND/ODER Bedingung 2 → DANN Aktion 1 UND Aktion 2
Falls du einmal versehentlich den falschen Auslöser, die falsche Bedingung oder Aktion ausgewählt hast, kannst du auf der rechten Seite in der Automation-Vorschau die falsche Variable anklicken und dann entweder noch einmal verändern oder mithilfe des Papierkorb-Icons beispielsweise die Bedingung komplett löschen. Du wirst dann wieder zur Übersicht von Bedingungen weitergeleitet und kannst dort die richtige Variable auswählen.
Welche Auswahlmöglichkeiten gibt es?
Wir erweitern die Auswahlmöglichkeiten für Auslöser, Bedingungen und Aktionen stetig. Sollte Dir eine Option fehlen, kannst Du Dich gerne an unseren Support wenden mit einem Vorschlag: support@fileee.com
Eine Übersicht über alle Auswahlmöglichkeiten für Auslöser, Bedingungen und Aktionen findest Du hier.
Beispielkonfigurationen und schrittweise Anleitung
Welche Automations für Dich und Dein Unternehmen sinnvoll sind, hängt von Eurer Arbeitsweise ab. Trotzdem zeigen wir Dir hier ein paar Beispiele, wie Du Automations aufsetzt, die von vielen unserer Kunden angefragt wurden. Den Rechnungsfreigabeprozess haben wir als einen der meistgenutzten Prozesse in einem separaten Artikel für Dich zusammengefasst.
Use Case: WENN ein Dokument zu einer fileeeBox hinzugefügt wird, DANN wird es automatisch in einem Space geteilt
Die Syntax dieser Automatisierung ist simpel, denn es gibt keine Bedingungen. In Deinem fileeeKonto gehst Du also auf Einstellungen → Automatisierung.
Wenn du auf “Automatisierung erstellen” klickst, kommst Du zur Übersicht aller möglichen Auslöser für eine Automation. Auf der rechten Seite wird Dir außerdem die Syntax Deiner Automation angezeigt. In dieser Übersicht kannst Du auch navigieren. Wenn Du also auf Auslöser, Bedingung oder Aktion klickst, kommst Du zur jeweiligen Auswahl.
fileee leitet Dich aber auch von selbst durch den Aufbau einer Automation.
Zunächst musst Du einen Auslöser auswählen. In unserem Fall ist das “fileeeBox”. Klickst Du darauf, wirst Du zu den Auswahlmöglichkeiten dieses Auslösers geleitet. Bei der fileeeBox kannst Du auswählen, ob der Auslöser ist, dass ein Dokument zu einer bestimmten fileeeBox hinzugefügt oder aus dieser entfernt wird. Du kannst dann entweder festlegen, dass es eine beliebige Box ist oder du wählst eine oder mehrere bestimmte fileeeBoxen aus.
Für unser Beispiel hat ein Unternehmen für verschiedene Standorte unterschiedliche fileeeBoxen angelegt, die mit eigenen Spaces korrespondieren. Ich wähle also als Auslöser, dass ein Dokument zur fileeeBox “Standort Münster” hinzugefügt wird. Dann werde ich zu den Bedingungen geleitet und mein Auslöser erscheint rechts in der Syntax meiner Automation.
Mit einem Klick auf “Aktion hinzufügen” in der Syntax/Navigation Deiner Automation kannst Du die Bedingungen einfach überspringen, da diese optional sind. Du wirst dann in die Übersicht für die Aktionen weitergeleitet, wo wir “In Space teilen” auswählen. Hier hast Du die Auswahl, ob Du das Dokument in einem Space teilen oder aus einem Space entfernen möchtest. Wir könnten also beispielsweise auch eine umgekehrte Automation erstellen, dass wenn ein Dokument aus der fileeeBox für den Standort entfernt wird, das Dokument auch automatisch aus dem Space für diesen Standort entfernt wird. Anschließend kannst Du einen oder mehrere Spaces festlegen, mit denen Dokumente geteilt werden sollen.
Deine Automation ist dann theoretisch fertig. fileee leitet Dich wieder zurück zur Auswahl aller Aktionen. Du könntest jetzt noch weitere Aktionen hinzufügen - beispielsweise könntest Du automatisch eine Aufgabe erstellen für Dein Teammitglied, das für die Büroorganisation zuständig ist. Falls Du keine weiteren Aktionen ausführen möchtest, musst Du Deine Automation nur noch speichern UND aktivieren. Beachte hierbei, dass auf kleinen Bildschirmen der Speicher-Button manchmal erst wieder erscheint, wenn Du ganz nach oben auf der Seite scrollst.
Ob Deine Automations aktiviert sind siehst Du in der Übersicht ganz einfach, weil diese grün hinterlegt sind. Dort kannst Du auch einfach durch Verschieben des Reglers Automations aktivieren oder deaktivieren.
Einen der häufigsten Geschäftsprozesse zeigen wir Dir hier mithilfe von Automations: Aufeinander aufbauende Automations für den Rechnungsfreigabeprozess (in diesem Artikel leiten wir Dich Schritt für Schritt durch Automations mit Bedingungen durch; falls Du hier nicht weiter folgen kannst, empfehlen wir Dir, Dir einmal den Rechnungsfreigabeprozess anzuschauen und dann hier weiter zu lesen).
Komplexere Automations: Mehrere Bedingungen hinzufügen oder Bedingungen gruppieren
Du kannst auch mehrere Bedingungen hinzufügen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aktion ausgeführt wird. Dabei kannst du auswählen, ob diese mit einem UND oder mit einem ODER verknüpft sind. Entweder müssen also alle festgelegten Bedingungen erfüllt werden oder mindestens eine.
Du kannst mithilfe der Bedingungen aber auch komplexe Arbeitsprozesse automatisieren und Bedingungen gruppieren.
Du kannst somit beispielsweise diese komplexe Syntax abbilden:
WENN Auslöser 1 FALLS Bedingung 1 UND/ODER [Bedingung 2 UND/ODER Bedingung 3] DANN Aktion 1.
Das lässt sich natürlich beliebig erweitern: WENN Auslöser 1 ODER Auslöser 2 ODER Auslöser 3 FALLS Bedingung 1 UND/ODER [Bedingung 2 UND/ODER Bedingung 3] UND/ODER [Bedingung 4 UND/ODER Bedingung 5] DANN Aktion 1 UND Aktion 2 UND Aktion 3…
Use Cases mit komplexen Automations zum Teilen von relevanten Dokumenten in Spaces
Für dieses Praxisbeispiel sollen gewisse Dokumente in entsprechenden Spaces geteilt werden. In diesem Fall geht es um Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuernachweise und vertrauliche Vertragsinformationen, die alle von unserem Teammitglied Jane bearbeitet und in den Space HR gehören. Als Auslöser soll das Archivieren eines Dokuments fungieren, sodass vertrauliche Dokumente nach dem Import noch auf Tags und Metadaten überprüft werden können und damit sichergestellt wird, dass nicht versehentlich falsche Dokumente geteilt werden.
Nach dem Auswählen des Auslösers Archivieren werden Tags als Bedingung hinzugefügt. Hier möchte ich sowohl Tags setzen, die verpflichtend sind, als auch Tags, von denen nicht alle zutreffen müssen.
Mit dieser Syntax werden Dokumente mit dem Tag Gehaltsabrechnung, Lohnsteuernachweis oder Vertragliches nur dann im Space “HR Verwaltung” geteilt, wenn sowohl das Tag HR als auch Jane vergeben wurden.
Für ein anderes Praxisbeispiel sollen Dokumente automatisch in entsprechenden Spaces geteilt werden, wenn sie einen Lieferanten (oder Kunden) betreffen. In den Spaces sind jeweils alle Teammitglieder, die diesen Lieferanten/Kunden/dieses Projekt betreuen. So wird sichergestellt, dass alle entsprechenden Teammitglieder Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben, ohne dass dies manuell erledigt werden müsste.
Wie Du in der Syntax siehst, haben wir hier eine entweder/oder Verknüpfung bei den Bedingungen. Wenn ein Dokument importiert wird und der Absender ist Lieferant A ODER der Empfänger ist Lieferant A, dann wird es im entsprechenden Space geteilt.
Sehr komplexe Automations: Bedingungsgruppen
Du kannst mit fileee auch komplexere Automations festlegen mit Bedingungsgruppen. In dem unten gewählten Beispiel werden alle Dokumente, bei denen der Absender ODER Empfänger der Kontakt Lieferant A ist ODER bei denen sowohl der Tag “Lieferant A” UND der Empfänger die eigene Firma ist im Space “Lieferant A” geteilt. Mithilfe von Gruppen bei Bedingungen kannst Du also bei ODER-Verknüpfungen eine Subgruppe aufmachen, die mit einem UND verknüpft ist. Natürlich könntest Du auch aus dem ODER ein UND machen und andersrum - hier hast Du die volle Flexibilität an Möglichkeiten.
Selbstverständlich kannst Du auch weitere Auslöser und Aktionen festlegen. Beachte dabei, dass die verschiedenen Auslöser mit einem ODER verknüpft sind, während die Aktionen mit einem UND verknüpft sind. Wenn also egal welcher gewählte Auslöser passiert (und falls Bedingungen festgelegt und erfüllt werden), dann werden alle gewählten Aktionen ausgeführt.