Im folgenden Artikel erfährst Du ein paar erste Schritte mit fileee Teams. Um einen schnellen Überblick der wichtigsten Funktionen für den Start mit fileee Business zu bekommen, kannst Du Dir auch dieses Video anschauen.
Wenn Du über das Video hinaus weitergehende Fragen hast, kannst Du Dir hier einen individuellen Beratungstermin buchen.
In diesem Artikel:
- Vervollständige Deine Profile
- Lade neue Mitglieder ins Team ein
- Spaces & Tags anlegen
Vervollständige Deine Profile
Bevor Du neue Mitglieder in Dein Team einlädst, empfiehlt es sich das Teamprofil zu vervollständigen. Im Teamprofil kannst Du einen Unternehmensnamen (Teamnamen) angeben, das Branding Deiner Organisation hinterlegen und ein Logo hochladen. Dieses taucht beim Login, in Einladungs-E-Mails sowie an jedem Profilbild von Teammitgliedern als Referenz auf.
Zusätzlich hast Du nun ein eigenes Profil, in dem Du Deinen Namen und ein Profilbild hochladen kannst. Dein Name und Dein Profilbild taucht für neue Mitglieder in Konversationen, Spaces und bei Aufgaben auf. Es ist demnach vorteilhaft, hier die entsprechenden Angaben zu machen.
Lade neue Mitglieder ins Team ein
Im Bereich Teammitglieder in den Einstellungen kannst Du eine Liste aller Mitglieder in Deinem Team einsehen und neue Mitglieder in Dein Team einladen. Dafür klickst Du einfach oben rechts den Button “Teammitglieder hinzufügen” und füllst den Dialog aus. Wähle eine E-Mail-Adresse zu der noch kein fileee-Account existiert, wähle den Account-Typ für das neue Mitglied (mehr zu Rollen und Rechten im Team) und trage für die Ansprache in der Einladungsmail den Namen ein. Den Status der Einladung (Annahme ausstehend bis Aktiv) kannst Du in der Teamliste nachvollziehen.
Hast Du das Limit an zubuchbaren Mitgliedern (Rollen MEMBER und ADMIN) Deines Plans erreicht, musst Du in den höheren Plan wechseln. Du kannst nachträglich einzelne Teammitglieder jederzeit bearbeiten, indem Du auf das entsprechende Mitglied in der Liste klickst und in der Einzelansicht die Rechte bearbeitest.
Mehr dazu wie Du einzelne Member hinzubuchst erfährst Du hier.
Spaces & Tags anlegen
Über fileee Spaces gestaltest Du die Bereiche für den Dokumentenaustausch in Deinem Team. Generell sind Spaces ähnlich zum “klassischen Ordner” nur kann in fileee ein Dokument mehreren Spaces zugeordnet werden ohne dass Duplikate notwendig sind. Demnach sind Änderung an einem Dokument immer in allen Spaces aktuell.
Tags sind die globalen Stichworte, die Du in fileee an Dokumente vergeben kannst und über die Du Dokumente noch besser sortieren bzw. finden kannst. Jeder Tag ist für alle Teammitglieder sichtbar und verfügbar, jedoch verändern Tags nicht welche Dokumente Deine Teammitglieder einsehen können (Zugriffsrechte werden lediglich über Spaces geregelt).
Es ist durchaus empfehlenswert ein wenig zu überlegen welche Spaces und Tags Du für Dein Team anlegen willst, sodass Deine Anwendungsfälle und Struktur in fileee optimal funktioniert. Auf unserer Website haben wir ein paar Ansätze für verschiedene Zielgruppen dokumentiert.
fileeeBoxen und die Kontakte verhalten sich in fileee Teams übrigens so wie Tags, das heißt jeder kann diese sehen aber die zugehörigen Dokumente sind nur mit entsprechenden Rechten sichtbar.
Willst Du Deinen spezifischen UseCase mit uns diskutieren oder wünschst Du Dir mehr Input? Dann kannst Du jederzeit unserem Support schreiben oder auch ein persönliches Onboarding buchen.