Mit dem Automations-Feature können Kunden ab dem Business-Tarif Professional eine Vielzahl manueller Arbeitsprozesse automatisieren. So können beispielsweise Dokumente, die einer fileeeBox hinzugefügt werden, auch automatisch in einem bestimmten Space geteilt werden. Oder Rechnungen, die hochgeladen und noch nicht bezahlt sind, können automatisch mit einer Aufgabe versehen werden für das Teammitglied, das Rechnungen prüft und bezahlt. Wie Du genau Automations konfigurierst, haben wir Dir hier zusammengefasst.
Grob gesagt kannst Du in einer Automation immer nach folgendem Schema Prozesse automatisieren:
WENN Auslöser FALLS Bedingung (optional) DANN Aktion.
Das ist die simpelste Syntax einer Automation. Du kannst aber auch sehr komplexe Arbeitsprozesse mit verschiedenen Bedingungen, die entweder alle oder einzeln erfüllt sein müssen, automatisieren und die ausgelöst werden von verschiedenen Auslösern und zu mehreren Aktionen führen. Wie Du das machst erfährst Du hier in der Anleitung zur Konfiguration von Automatisierungen.
Eine Liste mit allen Auslösern, Bedingungen und Aktionen findest Du hier.
Wir erweitern die Auswahlmöglichkeiten für Auslöser, Bedingungen und Aktionen stetig. Sollte Dir eine Option fehlen, kannst Du Dich gerne an unseren Support wenden mit einem Vorschlag: support@fileee.com
Automatisierungen werden nicht rücklaufend ausgeführt - das heißt, dass Deine fileee Automation erst dann Arbeitsabläufe automatisiert ausführt, wenn Du sie konfiguriert und aktiviert hast.
Automations im Team nutzen
Automations können natürlich auch im Team genutzt werden. Wenn Du Teammitglieder hast, die Automatisierungen erstellen, bearbeiten und löschen können sollen, dann müssen diese sowohl Admin sein, als auch in den Einstellungen den Reiter bei “Zugriff auf alle Dokumente und Spaces” aktiviert haben. Ansonsten können Deine Teammitglieder nicht auf Automatisierungen zugreifen. So ist sichergestellt, dass sich kein Teammitglied mithilfe einer Automatisierung Zugriff auf Dokumente verschafft (indem diese beispielsweise in einem Space geteilt werden, auf den das Mitglied Zugriff hat), die das Mitglied eigentlich nicht einsehen können soll.
Audit Log zeigt, was im Hintergrund passiert
Da alle Automations im Hintergrund passieren, kannst Du an mehreren Stellen sehen, wenn eine Automation ausgelöst wurde. So siehst Du beispielsweise beim Dokumentenimport eine kleine Nachricht, falls eine Automation ausgeführt wurde.
Darüber hinaus siehst Du auch am Dokument im Single Document View, wenn eine Aktion durch eine Automatisierung ausgeführt wurde, sowie im Space, dass ein Dokument via Automation geteilt wurde.
Am einfachsten ist es jedoch, wenn Du in den Audit Log schaust. Hier siehst Du auf einen Blick, wie viele Automations in Deinem Konto aktiviert sind, wie viele Dokumente durch Automations betroffen waren und welche Automations wie häufig ausgelöst wurden. Außerdem hast Du direkt Einblick über den Status der einzelnen Automatisierungen und kannst Dir entsprechende Dokumente auf einen Klick aufrufen.
In den Benachrichtigungsoptionen kannst Du auch festlegen, ob Du wöchentlich oder monatlich eine E-Mail zu Deinen Automations zugeschickt bekommen möchtest mit einer Übersicht. So hast Du Deinen Audit Log bei Bedarf regelmäßig in Deinem Postfach.