Verbinde fileee mit deiner Buchhaltungssoftware und übergib deine Belege und Rechnungen automatisch. Aktuell bieten wir Agenda, Lexware Office, sevDesk und DATEV an. Nach Bedarf werden neue Schnittstellen angelegt - wende Dich dafür gerne an unseren Support unter support@fileee.com
Bevor du beginnst
Du findest die Funktion in der fileee Web-App unter Verknüpfte Dienste → Buchhaltung. Die Funktion ist derzeit für Desktop-Geräte ausgelegt.
Buchhaltungsverbindungen hängen von deinem Abonnement ab:
Free-Konten können keine Buchhaltungsverbindungen haben.
PREMIUM umfasst eine aktive Verbindung.
PROFESSIONAL und ENTERPRISE bieten Mehrmandantenfähigkeit, sodass du mehrere Integrationen gleichzeitig nutzen kannst: verschiedene Dienste oder mehrere Konten desselben Dienstes.
Buchhaltungsdienst verbinden
Öffne Verknüpfte Dienste und wechsle zum Tab Buchhaltung.
Suche deinen Dienst und wähle Konto verbinden.
Folge der Anmeldung für deinen Dienst:
DATEV: Du wirst zur Authentifizierung zu DATEV weitergeleitet. Wenn mehrere Organisationen mit deinem DATEV-Konto verbunden sind, wähle im Dialog DATEV-Organisation auswählen eine Organisation aus und wähle Weiter. Anschließend wirst du zu DATEV weitergeleitet, und die Registrierung für diese Organisation ist abgeschlossen.
sevdesk: Gib den API-Token aus deinem sevdesk-Konto ein (du findest ihn in sevdesk unter „Benutzereinstellungen bearbeiten“) und wähle Verbinden.
Lexware Office / Agenda: Melde dich mit deinem Konto an, wenn du dazu aufgefordert wirst.
Nach der Verbindung erscheint das Konto unter dem Dienst als Verbunden als: mit deinem Kontonamen sowie den Links Einstellungen und Exporthistorie.
Du kannst mehrere Konten mit demselben Dienst verbinden, wenn dein Tarif dies erlaubt. Verwende Trennen / Alle trennen, um Verbindungen zu entfernen.
Integration konfigurieren (Einstellungen)
Wähle unter einem verbundenen Konto Einstellungen, um festzulegen, was exportiert wird und wie.
Vor dem Export revisionssicher speichern
Bei revisionssicheren Dokumenten können Dokumentseiten während der gesamten Aufbewahrungsfrist nicht bearbeitet oder gelöscht werden; alle anderen Dokumentaktionen und Metainformationen bleiben unberührt. Wähle eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren oder 6 Jahren.
Hinweis: Für DATEV ist dies erforderlich. Dokumente werden beim Export zu DATEV automatisch revisionssicher gespeichert. Für Lexware Office, Agenda und sevdesk ist es optional.
Belegarten in fileee
Lege fest, wie fileee Dokumente Belegarten zuordnet. Der oberste Eintrag wird zum Standard-Fallback für alle Exporte (er wird für ausgewählte Dokumente verwendet, wenn keine andere Belegart zutrifft). Sortiere die Liste neu, um die Priorität zu ändern, in der die Arten angewendet werden.
Wähle bei einer Belegart Bearbeiten, um ihre Abgleichsregeln zu definieren: Wenn die Bedingungen erfüllt sind, werden Dokumente als diese Belegart übertragen.
Bedingungen können Absender, Empfänger, Absender oder Empfänger, Dokumenttyp, Space oder Tag prüfen, mit Operatoren wie ist, ist nicht, ist eines von diesen, ist keines von diesen. Kombiniere Bedingungen mit UND oder wähle Bedingung hinzufügen für Alternativen.
DATEV: Verwende Alle Belegarten jetzt abrufen, um deine Belegarten aus DATEV abzurufen.
Agenda: Erstelle eigene Arten mit Neue Belegart. Jede Art benötigt einen Namen und eine Beleg-URL aus der Agenda-Software. Du findest sie in Agenda in den Dokumenttypeinstellungen. Wenn die URL falsch ist, wird ein Fehler angezeigt.
Dokumentnotiz einschließen (DATEV). Aktiviere diese Option, um die Dokumentnotiz in die exportierten Metadaten aufzunehmen.
Integration entfernen. Entfernt die Integration vollständig aus fileee. Alle übertragenen Dokumente bleiben erhalten, aber mit dieser Integration können keine neuen Dokumente mehr übertragen werden.
Exporthistorie prüfen
Wähle unter einem verbundenen Konto Exporthistorie, um Dokumente zu sehen, die per Mehrfach-Export exportiert wurden, einschließlich Exportdatum und -uhrzeit, Dokumenttitel und Status: Exportiert, In Bearbeitung, Übersprungen, Abgebrochen oder Fehlgeschlagen (mit Fehlergrund). Du kannst ein Dokument direkt aus der Liste öffnen. Dokumente, die du einzeln exportierst, sind nicht Teil dieser Liste. Diese Exporte findest du in der Historie des einzelnen Dokuments oder über den Buchhaltungsfilter.
Wie exportiere ich Dokumente an die Buchhaltungs-Software?
Mit dem neuen Buchhaltungs-Update haben wir die Exportfunktion deutlich vereinfacht. Wenn Du jetzt in den Single Document View gehst, siehst Du dort direkt Deine verknüpften Dienste in der Aktionsfeldliste:
Nach dem Klick auf das Symbol gelangst Du zum Export:
Hier ist der Belegtyp vorausgewählt, wenn Du mithilfe von Zuweisungsregeln in den Einstellungen wie oben beschrieben eine automatische Zuordnung konfiguriert hast (Erklärung siehe oben). Du kannst diese Zuweisung für einzelne Dokumente allerdings auch überschreiben und einen anderen Belegtyp auswählen.
Mit dem Export wird gleichzeitig das Dokument revisionssicher abgelegt, sofern Du das in den Einstellungen so konfiguriert hast (Erklärung siehe oben). Bitte beachte, dass die revisionssichere Ablage für den DATEV-Export verpflichtend ist.
Als fileee PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Kunde hast Du zudem die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig an Deine Steuersoftware zu exportieren. Wie das funktioniert, erfährst Du in der Anleitung zum Multi-Export von Dokumenten.
Mehrmandantenfähigkeit
Wenn Du fileee PROFESSIONAL und ENTERPRISE Kunde bist, kannst Du unser neues Feature der Mehrmandantenfähigkeit nutzen. Das heißt, Du kannst mehrere Accounts der verbundenen Dienste mit Deinem fileee-Konto verbinden. Hierfür verbindest Du den Account einfach wieder über Einstellungen > Verbundene Dienste > Buchhaltung und fügst dort ein neues Konto hinzu.
Beim Exportieren von Dokumenten kannst Du dann neben dem Belegtyp auch den entsprechenden Account festlegen, an den exportiert werden soll. Die verschiedenen Accounts werden Dir als Drop-Down-Menü angezeigt. So kannst Du mit einem fileee-Account an mehrere buchhaltungstechnisch unabhängige Accounts Dokumente exportieren.
Häufige Fragen
Warum werde ich aufgefordert, mich erneut zu authentifizieren? Einige Dienste erfordern eine Erneuerung der Verifizierung – bei DATEV ist dies alle 2 Jahre erforderlich. fileee warnt dich im Voraus („Dieses Konto benötigt in XX Tagen eine Erneuerung der Verifizierung“) und zeigt eine Schaltfläche Jetzt erneut authentifizieren an. Bis du dich erneut authentifizierst, kann die Integration nicht fortgesetzt werden.
Was bedeutet das Warnsymbol neben meinem Konto? Mit der Verbindung scheint etwas nicht zu stimmen. Bitte prüfe die Einstellungen im verknüpften Dienst.
Was bedeutet die Warnung bei einer Belegart? Bitte prüfe die Konfiguration dieser Belegart oder ob die Art im verknüpften Dienst selbst noch existiert.