Die revisionssichere Ablage beschreibt als Teil der GoBD die Aufbewahrung von digitalen Daten in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz. Für Selbständige und Unternehmen jeder Größe bestehen Aufbewahrungsrichtlinien für buchhalterisch relevante Dokumente. Im Rahmen der GoBD-Richtlinien muss unter anderem sichergestellt werden, dass bestimmte Dokumente revisionssicher, d.h. unveränderbar und ohne die Möglichkeit der frühzeitigen Löschung, abgelegt werden können.
Wichtig ist, dass fileee als DMS lediglich bei der GoBD-Konformität unterstützen kann. Dennoch muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen, um beispielsweise zu dokumentieren wie eine zeitnahe Digitalisierung bzw. Archivierung der relevanten Dokumente eingehalten werden kann.
Wir haben die Fakten rund um die GoBD-Richtlinien und die revisionssichere Ablage auf unserer Website nochmal genauer erläutert:
Mehr zu den GoBD-Richtlinien →
Mehr zur revisionssicheren Ablage →
Dokumente in fileee revisionssicher ablegen
Jedes Dokument in fileee kann zu jedem Zeitpunkt revisionssicher abgelegt werden. Manche Dokumente müssen nur 6 Jahre aufbewahrt werden, während andere 10 Jahre gespeichert werden müssen. Wenn ein Dokument revisionssicher archiviert wurde, kann dies natürlich nicht rückgängig gemacht werden. Auch das Editieren von Seiten und das Löschen des Dokuments sind daraufhin nicht mehr möglich.
Dokument vor der revisionssicheren Ablage.
Relevant ist, dass zum Zeitpunkt der revisionssicheren Archivierung das Originaldokument unverändert ist, das bedeutet alle Informationen des Originals sind erhalten und auf den Seiten des Dokuments wurde keine Änderung vorgenommen. Über die Dokumentenhistorie in fileee kann jederzeit die Originaldatei (Uploadversion) als Beweis dafür herangezogen werden und alle sonstigen Änderungen am Dokument nachvollzogen werden. Diese Funktionen ermöglichen beispielsweise, dass leere Seiten aus einem Dokument gelöscht werden können und das Dokument danach dennoch revisionssicher abgelegt werden kann, da leere Seiten kein Inhalt des Originals darstellen. Auch können weiterhin Dokumente geteilt und zusammengeführt werden, bevor eine revisionssichere Archivierung erfolgen muss.
Originaldatei in der Historie.
Und so geht’s:
Revisionssicher ablegen.
Nach der revisionssicheren Ablage.Bei weiterem Feedback zur Funktion, kontaktiert gerne unseren Support →
Info: Wir arbeiten bereits daran, dass mehrere Dokumente gleichzeitig revisionssicher abgelegt werden können.